Datenschutz­erklärung

1. Verantwortlicher

Telefon: 02366 4079710
E-Mail: info@etn-projekt.de

2. Geltungsbereich und Rollen

ETN entscheidet über Zwecke und Mittel der Verarbeitung für die Marketingseite, eigene Kontaktanfragen, die technische Kontoverwaltung, Systemmails und den sicheren Betrieb der Plattform. In diesen Bereichen ist ETN Verantwortlicher.

Bei Gebäude-, Anlagen-, Beschäftigten- oder Kontaktdaten, die eine Kundenorganisation in ETN-Plan verwaltet, kann ETN je nach vertraglicher Ausgestaltung entweder selbst Verantwortlicher oder Auftragsverarbeiter der Kundenorganisation sein.

Welche der beiden Rollen im Einzelfall gilt, richtet sich nach dem Vertrag mit der jeweiligen Kundenorganisation. Sind Sie über eine Kundenorganisation betroffen — etwa als deren Beschäftigter, Mieter oder Dienstleister —, richten Sie Ihre Anliegen bitte zunächst an diese Organisation; wir unterstützen sie bei der Beantwortung.

3. Aufruf, Cloudflare und technische Protokolle

Beim Aufruf der Angebote werden technisch notwendige Verbindungs- und Protokolldaten verarbeitet. Dazu gehören insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Referrer, Browser- und Geräteinformationen sowie Fehler- und Sicherheitsinformationen. Zweck sind Auslieferung, Stabilität, Fehleranalyse und Schutz vor missbräuchlichen Zugriffen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das berechtigte Interesse liegt im sicheren und funktionsfähigen Betrieb.

Cloudflare terminiert die TLS-Verbindung, betreibt den Tunnel zum Portal und filtert insbesondere Anmeldeversuche. Cloudflare sieht dadurch jede Anfrage einschließlich der IP-Adresse. Für den Bot- und Missbrauchsschutz setzt Cloudflare das technisch erforderliche Cookie __cf_bm. Nach Angaben von Cloudflare läuft es nach 30 Minuten Inaktivität ab. Die Speicherung erfolgt auf Grundlage von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; die anschließende Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Reichweitenmessung der Marketingseite

Um zu erkennen, welche Seiten gelesen werden, wird auf dieser Marketingseite Cloudflare Web Analytics eingesetzt, ein Dienst der Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA. Verarbeitet werden Zeitpunkt des Aufrufs, aufgerufene Adresse, verweisende Seite, das Herkunftsland sowie Gerätetyp, Betriebssystem und Browser jeweils mit Version; hinzu kommen technische Messwerte dazu, wie schnell die Seite geladen hat.

Der Dienst setzt keine Cookies, speichert keine Kennung auf dem Endgerät und liest auch keine von dort aus. Zusammengehörende Aufrufe werden stattdessen anhand der verweisenden Seite zu einem Besuch zusammengefasst. Es entstehen keine Kennungen, die eine Wiedererkennung über verschiedene Websites oder Anwendungen hinweg ermöglichen; eine Wiedererkennung anhand technischer Merkmale des Endgeräts findet nach Angaben des Anbieters nicht statt. Die IP-Adresse wird zur Bestimmung des Herkunftslandes ausgewertet, für diese Auswertung aber nicht gespeichert.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das berechtigte Interesse liegt in einer bedarfsgerechten Gestaltung dieser Seite. Da für die Messung weder Informationen auf dem Endgerät gespeichert noch von dort ausgelesen werden, ist eine Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG nicht erforderlich. Für die Übermittlung in die USA stützt sich der Anbieter auf Standardvertragsklauseln. Die Messung betrifft ausschließlich diese Marketingseite, nicht das ETN-Plan-Portal.

4. Hosting und Datenbank

Marketingseite

Die Marketingseite wird als Worker bei Cloudflare betrieben und über deren Netz ausgeliefert. Cloudflare verarbeitet dabei die für Hosting, Auslieferung, Sicherheit und Support erforderlichen Verbindungs- und Betriebsdaten. Eine Datenbank wird für die Marketingseite nicht eingesetzt.

ETN-Plan-Portal

Das Portal unter portal.etn-projekt.de läuft auf einem Server von Hetzner im Rechenzentrum Falkenstein, Deutschland. Die Datenbank wird bei Supabase betrieben. Supabase ist ein Anbieter mit Sitz außerhalb der EU; für das Projekt ist die Region Frankfurt ausgewählt. Die gewählte Region beschreibt den primären Datenbankstandort, schließt mögliche Verarbeitungen durch Anbieter oder Unterauftragnehmer außerhalb des EWR jedoch nicht automatisch aus.

Eine Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums lässt sich bei den eingesetzten Anbietern nicht ausschließen, insbesondere nicht bei Anbietern mit Sitz in den Vereinigten Staaten. Soweit eine solche Übermittlung stattfindet, stützt sie sich nach Angaben des jeweiligen Anbieters auf einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission oder auf die Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Die Anbieter informieren darüber jeweils selbst; die Verweise dazu finden Sie unten in diesem Abschnitt und in Abschnitt 6.

5. Kontakt und E-Mail

Eingehende E-Mails werden über Microsoft 365 empfangen. Systemmails des Portals werden über Brevo mit dem Absender noreply@etn-projekt.de versendet. Dabei können E-Mail-Adresse, Name, Organisation, Nachrichteninhalt sowie Versand-, Zustell- und Fehlerdaten verarbeitet werden.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung von Anfragen, zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder Verträge sowie zur sicheren Bereitstellung notwendiger Portalnachrichten. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und, soweit einschlägig, lit. f DSGVO.

6. Anfrageformular über Tally

Für Demo-, Rückruf-, Kennenlern- und Pilotanfragen ist auf der Marketingseite ein Formular des Anbieters Tally BV, Sint-Pietersnieuwstraat 11, 9000 Gent, Belgien, eingebettet. Verarbeitet werden die von Ihnen eingegebenen Angaben: Anfrageart, Name, Unternehmen, geschäftliche E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer, Anzahl und Art der Objekte, aktuelle Herausforderungen, ein optionaler Freitext sowie die dokumentierte Kenntnisnahme der Datenschutzhinweise. Zusätzlich kann Tally technisch erforderliche Verbindungs- und Nutzungsdaten wie IP-Adresse, Zeitpunkt, Browser- und Geräteinformationen verarbeiten.

Die Daten werden verwendet, um Ihre Anfrage zuzuordnen, zu beantworten und gegebenenfalls vorvertragliche Schritte einzuleiten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage auf einen Vertrag oder ein Pilotprojekt gerichtet ist. Für allgemeine Kontakt- und Rückrufanfragen ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO maßgeblich; das berechtigte Interesse liegt in der sachgerechten Bearbeitung geschäftlicher Anfragen. Die Pflichtauswahl dokumentiert, dass Sie diese Datenschutzhinweise gelesen und die Verarbeitung Ihrer Angaben zur Bearbeitung der Anfrage zur Kenntnis genommen haben.

Nach Angaben von Tally werden Formulardaten in Europa gespeichert und bei der Übertragung sowie im Ruhezustand verschlüsselt. Diese Anbieterangabe ersetzt nicht die eigene vertragliche und technische Prüfung durch ETN.

Mit Tally besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Er ist Bestandteil der Nutzungsbedingungen des Anbieters und gilt für gewerbliche Nutzer mit der Einrichtung des Kontos; eine gesonderte Unterzeichnung sieht der Anbieter nicht vor. Eingegangene Anfragen werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind. Die Löschung erfolgt manuell.

7. Google Ads und Google Analytics

Wir schalten Anzeigen über Google Ads. Um zu messen, ob eine Anfrage über das Formular auf eine dieser Anzeigen zurückgeht, setzen wir – nur mit einer eigenen Einwilligung – das Conversion-Tracking von Google Ads ein. Mit einer davon getrennten Einwilligung setzen wir Google Analytics ein, um die Nutzung der öffentlichen Marketingseite auszuwerten. Anbieter ist jeweils die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Ohne Einwilligung für den jeweiligen Zweck wird das Google-Skript nicht geladen und es findet keine Verbindung zu Google statt. Die bisherige Einwilligung für Google Ads gilt nicht als Einwilligung für Google Analytics. Nach einer Einwilligung können Cookies gesetzt und technische Nutzungsdaten wie IP-Adresse, Kennungen aus Cookies, aufgerufene öffentliche Seiten, Zeitpunkt sowie Browser- und Geräteinformationen verarbeitet werden. Für Analytics übermitteln wir keine Formularinhalte, Query-Parameter, Referrer-Pfade, Portalpfade oder sonstige Kennungen. Die Herkunfts-Domain kann zur Auswertung der Akquisitionsquelle übermittelt werden. Eine bestätigte Anfrage wird nur als anonymes Ereignis mit der festen Kategorie „anfrage“ gemessen. Personalisierte Werbung (Remarketing) bleibt deaktiviert.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Sie können Sie für jeden Zweck jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie im Fuß der Seite auf „Cookie-Einstellungen“ klicken. Ihre Auswahl speichern wir im lokalen Speicher Ihres Browsers, damit das Banner nicht bei jedem Aufruf erneut erscheint (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Eine Übermittlung an Google LLC in den USA ist möglich. Google LLC ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; die Übermittlung stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission (Art. 45 DSGVO), ergänzend auf Standardvertragsklauseln.

8. Verarbeitung im ETN-Plan-Portal

Nutzerkonten und Berechtigungen

Verarbeitet werden insbesondere Name, E-Mail-Adresse oder Anmeldekennung, Organisationszuordnung, Rolle, Passwort-Hash, Anmelde- und Sicherheitsinformationen sowie technische Zugriffstoken. Die Daten dienen der Anmeldung, Rechtevergabe, Vertragsdurchführung und Missbrauchsabwehr.

Gebäude- und Anlagendokumentation

Im Portal können Objekt- und Standortangaben, Anlageninformationen, Dokumente, Fotos, Aufgaben, Mängel, Wartungs- und Prüfnachweise, Kontakte, Freigaben, QR-Zugänge sowie Bearbeitungs- und Prüfinformationen gespeichert werden. Diese Inhalte können personenbezogene Daten enthalten. Nutzer dürfen nur erforderliche und rechtmäßig erhobene Daten einstellen.

Dokumentauswertung und OCR

Dokumentauswertung und OCR laufen lokal in der ETN-Plan-Umgebung. Inhalte werden dafür nicht an einen externen KI- oder OCR-Dienst übermittelt. Erkannte Inhalte und Vorschläge sind fachlich durch berechtigte Nutzer zu prüfen. Die externe Standortermittlung beziehungsweise das externe Geocoding ist deaktiviert.

Änderungs-, Prüf- und Sicherheitsdaten

Änderungen, Freigaben, Prüfungen und administrative Vorgänge können mit Benutzerbezug, Zeitpunkt, Organisation und fachlichem Kontext protokolliert werden. Zwecke sind Nachvollziehbarkeit, Berechtigungsprüfung, Sicherheit, Fehleranalyse und die Erfüllung vereinbarter Nachweispflichten.

9. Browser-Speicher und Karten

Das Portal nutzt technisch erforderlichen lokalen Browser-Speicher, insbesondere für Anmeldetoken, Sitzungszustand und Synchronisationsinformationen. Rechtsgrundlage für die Speicherung ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Auf der Marketingseite werden Marketing-Cookies nur nach Einwilligung für das Google Ads Conversion-Tracking gesetzt (Abschnitt 7); das von Cloudflare gesetzte Cookie __cf_bm sowie die cookielose Reichweitenmessung sind in Abschnitt 3 beschrieben.

Soweit Nutzer die externe Kartenansicht aktiv auswählen, können Kartenkacheln von OpenStreetMap geladen werden. Dabei wird insbesondere die IP-Adresse an Server der OpenStreetMap Foundation übermittelt. Die Kartenansicht ist von der deaktivierten externen Standortermittlung zu unterscheiden. Grundlage ist die vorherige Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG.

10. Sicherungen

Täglich wird eine verschlüsselte Sicherung auf einem firmeneigenen NAS in Deutschland erstellt. Die Sicherungsgenerationen werden nach dem festgelegten Rotationsschema für 7 Tage, 4 Wochen und 6 Monate aufbewahrt. Wiederherstellung, Zugriff und endgültige Entfernung richten sich nach dem betrieblichen Sicherungs- und Löschverfahren.

11. Löschfristen im Produkt

Für die nachstehenden Produktdaten sind folgende Fristen festgelegt:

• Sicherheitstoken: 30 Tage
• technische Fehlerdetails: 90 Tage
• Anmeldedaten und Anmeldeprotokolle: 180 Tage
• Änderungsprotokolle und Prüfnachweise: 10 Jahre

12. Empfänger

Empfänger können, soweit für den jeweiligen Zweck erforderlich, sein:

• berechtigte Nutzer und Administratoren der jeweiligen Kundenorganisation,
• ETN und beauftragte Supportpersonen im erforderlichen Umfang,
• Cloudflare für Hosting, Auslieferung, Schutz und Reichweitenmessung der Marketingseite,
• Cloudflare, Hetzner und Supabase für Betrieb und Schutz des Portals,
• Brevo für Systemmails und Microsoft für den E-Mail-Empfang,
• Tally für die Bereitstellung und Speicherung des Anfrageformulars,
• Google nur nach getrennter Einwilligung für Google Ads oder Google Analytics,
• OpenAI nur nach gesonderter Einwilligung zur Erfolgsmessung von ChatGPT-Anzeigen,
• OpenStreetMap nur nach aktiver Auswahl der Kartenansicht,
• Behörden oder andere Stellen, soweit eine gesetzliche Pflicht besteht.

13. Rechte betroffener Personen

Nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen bestehen insbesondere Rechte auf:

• Auskunft nach Art. 15 DSGVO,
• Berichtigung nach Art. 16 DSGVO,
• Löschung nach Art. 17 DSGVO,
• Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO,
• Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO,
• Widerspruch nach Art. 21 DSGVO,
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO.

Anfragen richten Sie an info@etn-projekt.de. Betrifft eine Anfrage Daten im Verantwortungsbereich einer Kundenorganisation, wird diese je nach festgelegter Rolle in die Bearbeitung einbezogen.

14. Beschwerderecht

Betroffene Personen können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für den Sitz des Betreibers ist insbesondere zuständig:

15. Automatisierte Entscheidungen

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung findet nicht statt. Lokal erkannte Dokumentinhalte und Vorschläge müssen fachlich geprüft und bestätigt werden.

Erfolgsmessung für ChatGPT-Anzeigen (OpenAI)

Mit Ihrer gesonderten Einwilligung verwenden wir den OpenAI Measurement Pixel, um erfolgreich gesendete Kontakt- und Anfrageformulare unseren Anzeigen in ChatGPT zuzuordnen. Ohne diese Einwilligung wird der Pixel nicht geladen. Die Nutzung der Website und der Anfrageformulare ist auch ohne Zustimmung möglich.

Der Pixel übermittelt das Ereignis „Lead erstellt“, eine zufällige Ereigniskennung, den Zeitpunkt und die Herkunftsseite an OpenAI. Soweit vorhanden, wird die OpenAI-Klickreferenz „oppref“ für die Zuordnung verwendet. Der Pixel speichert diese in einem eigenen Cookie „__oppref“ für bis zu 30 Tage und verwendet außerdem die Browserkennung „__obref“ für bis zu 365 Tage. Browser-Einstellungen können die Speicherdauer verkürzen. Ein erneuter Anzeigenklick kann die Laufzeit des Klick-Cookies neu beginnen lassen.

Der automatische erweiterte Abgleich kann unterstützte Kontaktangaben aus Website-Formularen erkennen und vor der Übermittlung im Browser mit SHA-256 hashen. Diese Hashwerte dienen dem Anzeigenabgleich; sie sind nicht mit anonymen Daten gleichzusetzen. Wir übergeben keine Nachrichteninhalte als Conversion-Daten und setzen beim Lead-Ereignis die Option gegen eine künftige personenbezogene Personalisierung.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit in den Einstellungen im Fußbereich widerrufen. Danach werden keine weiteren Lead-Ereignisse über diese Einbindung gesendet und die genannten Kennungs-Cookies gelöscht. Bereits übermittelte Daten werden durch das Löschen der Browser-Cookies nicht bei OpenAI gelöscht.

Informationen zu OpenAIs Datenverarbeitung und Betroffenenrechten: OpenAI-Datenschutzerklärung . Technische Dokumentation: OpenAI-Pixel-Dokumentation . Die Cookie-Laufzeiten sind von den Attributionsfenstern der Anzeigenberichte zu unterscheiden.

16. Änderungen

Diese Erklärung wird angepasst, wenn sich Funktionen, Anbieter, Datenflüsse, Verträge, Rechtsgrundlagen oder gesetzliche Anforderungen ändern. Maßgeblich ist die veröffentlichte Fassung.